PRIVACYVERKLARING HC Beringen VZW

 

HC Beringen vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. HC Beringen vzw  houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
•  verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
•  vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen  respecteren.

 Als HC Beringen vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

HC Beringen vzw

Zetel: Kanaalstraat 30, 3582 Koersel

Emailadres: hcberingen@gmail.com

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten.

 

1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

 

Uw persoonsgegevens worden door HC Beringen vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden: 

 

• Het voeren van ledenadministratie (uitvoering overeenkomst);
• Het voeren van vrijwilligersadministratie (wettelijke verplichting);
• Het voeren van een financiële administratie (wettelijke verplichting);
• Om te kunnen deelnemen aan activiteiten van HC Beringen (uitvoering overeenkomst);
• Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en algemene communicatie (gerechtvaardigd belang) ;
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid en de Vlaamse Handbalvereniging; (wettelijke verplichting);
•  Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang);
•  Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming);
• Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang);
• Het beheren van het intern en extern vzw dossier (wettelijke verplichting);

 

2. Welke gegevens verwerken wij?

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

 

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, email; 
• Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: identiteitskaartnummer; 
• Rijksregisternummer (bestuursleden);
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit; 
• Medische gegevens: medisch attest voor leden 14 jaar en ouder (igv deelname aan competitie), medisch verslag igv aangifte sportongeval;
• Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer,…);
• Opleiding en vorming ;

We verzamelen enkel persoonsgegevens die aan ons meegedeeld worden door de persoon zelf of door wettelijke vertegenwoordigers van desbetreffende persoon. 

 

3. Wie verwerkt de gegevens?

 

De gegevens worden verwerkt door HC Beringen en volgende externe organisaties:

 

• Vlaamse Handbalvereniging
• Subsidiërende overheid

4. Verstrekking gegevens aan derden

 

HC Beringen vzw zal uw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is in kader van bovenvermelde doeleinden en rechtsgronden. 

 

Zo verstrekken we gegevens aan derde partijen voor:

 

• Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider);
• verzorging van de website omgeving (webhosting);
• Het aansluiten van onze leden, deelnemers en vrijwilligers bij de federatie;
• Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers;
• Het opmaken en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen;

Buiten de verstrekking van de persoonsgegevens voor bovenvermelde doeleinden of bij wettelijke verplichting, worden gegevens enkel gedeeld na toestemming  van de persoon zelf of bij toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger van die persoon. Deze toestemming kan ten allen tijde terug ingetrokken worden zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking van de persoonsgegevens voor intrekking van deze toestemming.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).

We maken met deze partijen de nodige afspraken om de beveiliging  van je persoonsgegevens te waarborgen.

5. Minderjarigen
   
   Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of de wettelijke vertegenwoordiger.

 

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming)

6. Privacy rechten natuurlijke persoon

 

De natuurlijke persoon beschikt over volgende privacy rechten:

• Recht op inzage van eigen persoonsgegevens
• Recht op aanpassing of vervollediging van eigen persoonsgegevens
• Recht op schrapping van eigen persoonsgegevens
• Recht op beperking van verwerking eigen persoonsgegevens
• Recht op overdraagbaarheid van eigen persoonsgegevens
• Recht van bezwaar tegen de verwerking van eigen persoonsgegevens

 

7. Wijziging persoonsgegevens

 

Rectificatie, aanpassing of schrapping van eigen persoonsgegevens kunnen steeds aangevraagd worden door contact op te nemen met de clubsecretaris:

 

Via email: Hcberingen@gmail.com

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.  Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

8. Bewaartermijn 

 

HC Beringen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

 

HC Beringen verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na het laatste gebruik (of beëindiging van de samenwerking of overeenkomst), tenzij een langere termijn vereist is om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen.

9. Beveiliging van de gegevens

 

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens HC Beringen  van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en stellen bij indien nodig;

 

Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren

 

 

10. Klachten

 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. 

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

 

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

contact@apd-gba.be  

11. Wijziging privacy statement 

 

HC Beringen kan zijn privacy statement steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste versie dateert van 30/06/2023